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29 juillet 2019 |

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Bien communiquer en mode projet : répondre à tous (ou pas ?)

Pour bien mener un projet, il faut déjà bien communiquer… ensemble.

Chez ACID Création, depuis quelques temps, on fait la chasse aux emails. On essaie d’en faire le moins possible, il y a des façons de (mieux) communiquer en utilisant d’autres outils collaboratifs. Pour éviter de perdre de l’information ou passer des heures à la retrouver, pour éviter de surcharger les serveurs de pièces jointes, pour éviter une tendinite à force de double-cliquer pour ouvrir des centaines de mails par jour…

Des emails, quand même…

Moins de mails, des mails plus utiles. En supprimant la plupart des mails et en utilisant des outils beaucoup plus efficaces pour collaborer, on ne trie plus que le bon grain. Que les mails nécessaires, et suffisants.

Du coup, cela permet de (re)découvrir les fonctions intelligentes de tout logiciel email. En particulier, la gestion des destinataires. Moins agacé par la profusion de messages, on redécouvre les basiques, envoyer un mail à une seule personne, ou à plusieurs personnes, ou en copie, ou même en copie cachée (assez risqué)…

Et puis, il y a la fonction « répondre » qui nous intéresse ici. Deux solutions « Répondre » (tout court) ou « Répondre à tous ». Dans le premier cas, seul l’expéditeur recevra votre réponse, dans le deuxième, toutes les personnes en copie recevront votre réponse. C’est très pratique pour bien communiquer en mode projet.

Répondre ou répondre à tous

Sur le principe, un mail adressé à plusieurs personnes a pour but de faire participer les plusieurs personnes en question. Donc, si vous répondez, il est absolument probable que l’expéditeur attende que vous utilisiez la fonction « Répondre à tous ». Si vous ne le faites pas, que vous ne répondez qu’à l’expéditeur, c’est sûrement parce que vous ne souhaitez pas que les autres lisent votre réponse. Il peut y avoir des raisons (t’aurais pu éviter de mettre Robert en copie, il nous retarde toujours avec ses idées à la con, bref)…

Mais si vous ne le faites pas alors qu’il n’y avait aucune raison, vous allez provoquer des renvois d’emails pour confirmer les consignes, de la perte de temps et une augmentation des risques d’erreur. En effet, l’expéditeur ne verra peut-être pas votre réponse avant plusieurs heures, alors que la personne qui devait justement intervenir prestement suite à votre réponse, elle, va rester dans l’attente, pensant que vous n’avez pas répondu.

Pensez-y !

PS : cet article ne vise personne en particulier (quoi que…). Il est écrit en mode préventif car on nous demande constamment d’aller toujours plus vite, et on essaie de trouver les solutions. Le bon usage des outils et les bonnes pratiques (toutes simples) pour communiquer sont très souvent les meilleures sources de gain de temps.

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